Réclamation à la CPAM, relance d’un salarié, procédure interne, checklist de clôture : copiez le texte ou téléchargez-le. Pas d’adresse e-mail à laisser, rien n’est envoyé.
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Réclamation à la CPAM pour IJ non versées
Pour réclamer des indemnités journalières dues à l’employeur subrogé et non versées, ou versées partiellement.
[Raison sociale de l'employeur]
[Adresse]
SIRET : [SIRET de l'établissement]
[Caisse primaire d'assurance maladie de ...]
Service des indemnités journalières
[Adresse de la caisse]
[Ville], le [date]
Objet : réclamation d'indemnités journalières, employeur subrogé
Assuré : [Nom de naissance] [Prénom], NIR [numéro de sécurité sociale]
Arrêt : du [date de début] au [date de fin], nature : [maladie / accident du travail du ... / maternité]
Pièce jointe : détail du calcul
Madame, Monsieur,
Nous maintenons le salaire de notre salarié(e) [Prénom Nom] pendant son arrêt de travail et sommes subrogés dans ses droits aux indemnités journalières pour la période du [date de début de subrogation] au [date de fin de subrogation], conformément à l'article R323-11 du Code de la sécurité sociale. L'arrêt a été signalé en DSN le [date du signalement].
À ce jour, nous constatons que :
- les indemnités journalières de la période du [date] au [date] ([nombre] jours) ne nous ont pas été versées ;
- [ou] le montant versé selon le bordereau de paiement du [date du BPIJ] s'élève à [montant reçu] €, pour un montant attendu de [montant attendu] €.
Montant attendu : [montant attendu] €
Montant reçu : [montant reçu] €
Montant restant dû : [écart] €
Le détail du calcul est joint (salaire de référence, carence, taux et plafond applicables à la date de début de l'arrêt).
Nous vous remercions de bien vouloir procéder au règlement du solde ou, à défaut, de nous indiquer le motif du refus et les pièces éventuellement manquantes.
Nous vous prions d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de nos salutations distinguées.
[Nom, fonction]
[Téléphone, adresse e-mail]
[Signature]
Relance d’un salarié pour IJ perçues directement
Quand la caisse a versé au salarié des IJ que l’employeur avait déjà avancées par le maintien de salaire.
subro-modele-relance-salarie.txt
[Raison sociale de l'employeur]
[Service paie]
[Prénom Nom du salarié]
[Adresse]
[Ville], le [date]
Objet : indemnités journalières perçues pendant votre arrêt de travail
Bonjour [Prénom],
Pendant votre arrêt de travail du [date de début] au [date de fin], nous avons maintenu votre salaire, comme le prévoit [la convention collective / l'accord d'entreprise]. En contrepartie, les indemnités journalières de la Sécurité sociale doivent nous être versées directement (subrogation).
Le bordereau de paiement de l'Assurance Maladie indique que des indemnités journalières vous ont été versées directement pour la période du [date] au [date], pour un montant de [montant] €. Ce montant correspond à une période pendant laquelle votre salaire a été intégralement maintenu.
Pour régulariser la situation, nous vous proposons de nous rembourser cette somme :
- par virement sur le compte [IBAN de l'entreprise] avec la référence [référence] ;
- ou, si vous le préférez, par une retenue sur votre prochain bulletin de salaire, que nous ne pratiquerons qu'avec votre accord écrit.
Nous restons à votre disposition pour en parler et vous transmettre le détail de ce calcul.
Bien cordialement,
[Nom, fonction]
[Téléphone, adresse e-mail]
Note interne : procédure de subrogation
Pour fixer qui fait quoi, et quand, entre la paie, les RH et la comptabilité.
subro-modele-note-interne-subrogation.txt
NOTE INTERNE : PROCÉDURE DE SUBROGATION DES INDEMNITÉS JOURNALIÈRES
Diffusion : paie, ressources humaines, comptabilité, managers
Version du [date]
1. Principe
L'entreprise maintient le salaire des salariés en arrêt de travail selon [la convention collective / l'accord] et perçoit à leur place les indemnités journalières de la Sécurité sociale (subrogation). Chaque IJ avancée est une créance sur la caisse, à suivre jusqu'à son encaissement.
2. Réception de l'arrêt (managers, RH) : jour J
- Le salarié transmet le volet employeur de son avis d'arrêt dans les 48 heures.
- Le service RH enregistre l'arrêt (dates, nature : maladie, accident du travail, maternité...) sans aucune information médicale.
3. Signalement (paie) : au plus tard J+5
- Signalement de l'arrêt en DSN avec la période de subrogation.
- Date de fin de subrogation = fin de la période maximale de maintien prévue (et non fin de l'arrêt).
- Contrôle du compte rendu (CRM) ; un bilan en échec est corrigé sous 48 heures.
4. Paie du mois (paie)
- Maintien du salaire et précompte des IJ attendues, calculées selon le barème de la date de début de l'arrêt.
- Prolongations : déclarées dans la DSN mensuelle.
- Reprise anticipée : signalée sous 5 jours.
5. Encaissement et rapprochement (paie, comptabilité) : chaque semaine
- Téléchargement et archivage des BPIJ.
- Rapprochement des IJ attendues et reçues, arrêt par arrêt.
- Lettrage des virements de la caisse et justification du compte d'attente.
6. Écarts et réclamations (paie) : chaque mois
- Chaque écart reçoit une cause et une action datée.
- Réclamation écrite à la caisse pour toute IJ non versée ; relance du salarié pour toute IJ perçue directement.
- Priorité aux dossiers à moins de 90 jours de la prescription (2 ans à compter du trimestre suivant les IJ).
7. Indicateurs (direction financière) : chaque mois
- Encours IJSS total et par ancienneté.
- Montants à moins de 90 jours de la prescription.
- Montants récupérés sur le mois.
Responsables : [paie : nom] - [RH : nom] - [comptabilité : nom] - [suppléants : noms]
Checklist de clôture mensuelle des IJ
Pour vérifier, avant chaque clôture, que l’encours IJSS est juste et que rien ne se prescrit.
subro-checklist-cloture-ij.txt
CHECKLIST DE CLÔTURE MENSUELLE DES IJ - Mois de [mois année]
Déclarations
[ ] Tous les arrêts du mois sont signalés en DSN.
[ ] Les dates de fin de subrogation suivent la durée maximale de maintien.
[ ] Les prolongations et reprises anticipées du mois sont déclarées.
[ ] Les comptes rendus (CRM) et bilans en échec sont traités.
Paiements
[ ] Les BPIJ du mois sont téléchargés et archivés.
[ ] Chaque ligne de BPIJ est rattachée à un arrêt.
[ ] Les IJ attendues et reçues sont rapprochées, arrêt par arrêt.
Banque et comptabilité
[ ] Les virements de la caisse sont rapprochés de leurs BPIJ.
[ ] Les compensations d'indus sont identifiées et rattachées au bon dossier.
[ ] Le compte de produits à recevoir (IJ) est lettré ; son solde = encours IJSS.
[ ] Le compte d'attente est justifié ligne par ligne.
Écarts et échéances
[ ] Chaque écart a une cause et une action datée.
[ ] Les réclamations à la caisse et les relances salariés du mois sont envoyées et tracées.
[ ] Aucun dossier n'atteint la prescription dans les 90 prochains jours sans action en cours.
Indicateurs à reporter
- Encours IJSS au [date] : [montant] €
- Dont à moins de 90 jours de la prescription : [montant] €
- Récupéré sur le mois : [montant] €
Clôture validée par : [nom], le [date]
Dans L’Exter IJ, générez le courrier depuis le dossier avec votre modèle et le calcul détaillé de l’écart. Relisez-le, puis choisissez la validation pour transmission manuelle ou l’envoi par e-mail lorsqu’il est configuré.
